Veröffentlicht am von Fachanwalt für IT-Recht Jens Ferner

Schriftform bei Mail-to-Fax

Die Entscheidung des Sozialgerichts Darmstadt (Az. S 32 AS 65/24) beschäftigt sich mit der Frage, ob ein per Mail-to-Fax-Dienst übermitteltes Fax die Anforderungen an die Schriftform erfüllt. Diese Entscheidung wirft – wie immer bei der deutschen Justiz – Fragen hinsichtlich der Angemessenheit und Zeitgemäßheit der aktuellen rechtlichen Anforderungen an die Schriftform in der digitalen Ära auf.

Im Folgenden wird kritisch untersucht, ob die strikte Definition der Schriftform noch zeitgemäß ist, wie moderne Faxgeräte und Mail-to-Fax-Dienste funktionieren und warum diese mit dem E-Mail-Versand vergleichbar sind. Zudem wird die Sicherheit und der Datenschutz beim Faxversand kritisch beleuchtet, um darzulegen, dass E-Mails nicht grundsätzlich unsicherer sind.

Sachverhalt

Im vorliegenden Fall hat der Kläger seine Klage per Mail-to-Fax-Dienst eingereicht. Der betroffene Dienst wurde genutzt, um die Klageschrift zu übermitteln. Das Fax trug keine Unterschrift und der Absender war lediglich durch die E-Mail-Adresse des Klägers identifizierbar:

Am 25. Januar 2024 hat der Kläger vor dem Sozialgericht Darmstadt Klage erhoben. Für die Klageerhebung hat er einen E-Mail-to-Fax-Dienst (www.AllToFax.de) genutzt. Die einseitige Klageschrift ist überschrieben mit „Dieses kostenlose Fax wurde Ihnen von A. X. (A.XXX@web.de) geschickt. Ferner ist unter der Überschrift „Absender“ die Adresse des Klägers angegeben. Das Telefax endet mit der Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“. Eine Signatur oder Unterschrift trägt das Telefax nicht.

Das Gericht wies die Klage ab, da die prozessuale Form nicht gewahrt sei und die Schriftform durch die Nutzung des Mail-to-Fax-Dienstes nicht erfüllt wurde.

Funktionsweise moderner Faxgeräte und Mail-to-Fax-Dienste

Was ist ein Mail-to-Fax-Dienst?

Ein Mail-to-Fax-Dienst ermöglicht es, E-Mails an eine Faxnummer zu senden. Dabei wird die E-Mail in ein Fax umgewandelt und an das Zielgerät gesendet. Dies bietet eine Brücke zwischen digitalen und analogen Kommunikationsformen und ermöglicht es, Dokumente ohne herkömmliches Faxgerät zu versenden.

Funktionsweise moderner Faxgeräte

Moderne Faxgeräte und -dienste, einschließlich Mail-to-Fax, nutzen das Internetprotokoll (IP) zur Übertragung. Dabei wird das Dokument digitalisiert und über das Internet versendet, anstatt analoge Telefonleitungen zu nutzen. Dies ähnelt dem E-Mail-Versand, bei dem ebenfalls digitale Daten über das Internet übertragen werden.

Das Protokoll „Fax over IP“ (FoIP) beschreibt hierbei die Übertragung von Faxnachrichten über das Internetprotokoll (IP) anstelle traditioneller analoger Telefonleitungen. Bei FoIP wird das Faxsignal digitalisiert und über das Internet gesendet. Es gibt zwei Hauptmethoden für FoIP: G.711 und T.38. Funktionsweise von Fax over IP im Überblick:

  1. Digitalisierung des Faxsignals: Das Faxgerät digitalisiert das analoge Faxsignal.
  2. Datenübertragung über das Internet: Das digitalisierte Signal wird in Datenpakete umgewandelt und über das Internetprotokoll versendet.
  3. Empfang und Umwandlung: Auf der Empfängerseite werden die Datenpakete zurück in ein analoges Signal umgewandelt und vom Faxgerät ausgedruckt.

Vergleich von Fax und E-Mail

Sicherheit und Datenschutz

Traditionelle Faxgeräte nutzen analoge Leitungen, die als relativ sicher gelten, da das Abfangen der Daten technisch anspruchsvoll ist. Bei Mail-to-Fax-Diensten wird das Dokument jedoch digital über das Internet übertragen, was ähnliche Sicherheitsrisiken birgt wie der E-Mail-Versand. Beide Methoden können durch Verschlüsselung und andere Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden.

E-Mails können beispielsweise durch SSL/TLS-Verschlüsselung geschützt werden, um die Daten während der Übertragung zu sichern. Moderne E-Mail-Dienste bieten oft standardmäßig eine hohe Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Faxgeräte und Mail-to-Fax-Dienste bieten selten eine vergleichbare Verschlüsselung, was sie anfälliger für Sicherheitsverletzungen machen kann.

Kritische Analyse der Entscheidung

Zeitgemäßheit der Schriftformdefinition

Die Entscheidung des Sozialgerichts Darmstadt zeigt eine Tendenz, an veralteten Kommunikationsmitteln festzuhalten. In einer Zeit, in der digitale Signaturen und elektronische Dokumente zunehmend akzeptiert und rechtlich anerkannt werden, wirkt die strikte Definition der Schriftform antiquiert. Die Nutzung eines Mail-to-Fax-Dienstes bietet ähnliche Identifikationsmöglichkeiten wie der direkte Faxversand, da beide Methoden die Übertragung von Dokumenten auf digitalen Wegen beinhalten.

Vergleich mit E-Mail

E-Mails sind mittlerweile ein weitverbreitetes und akzeptiertes Kommunikationsmittel, auch im Rechtsverkehr. Sie bieten ähnliche, wenn nicht bessere Sicherheitsmaßnahmen als Mail-to-Fax-Dienste. Zudem ermöglichen sie eine effizientere und schnellere Kommunikation. Die Verweigerung der Anerkennung von Mail-to-Fax-Diensten als gültige Form der Schriftform widerspricht der Entwicklung hin zu einer digitalisierten und vernetzten Welt.

Übermittlung personenbezogener Daten per Fax

Ausblick

Die Entscheidung des Sozialgerichts Darmstadt zeigt, dass das Gericht den technischen Fortschritt und die Digitalisierung nicht ausreichend berücksichtigt hat. Die Ablehnung eines Mail-to-Fax-Dienstes als Mittel zur Wahrung der Schriftform zeigt eine gewisse Rückständigkeit und das Festhalten an veralteten Kommunikationsmethoden. Andererseits muss man fair sein: Es war keine Meisterleistung, das Dokument nicht zu unterschreiben.

Es ist gleichwohl an der Zeit, die gesetzlichen Anforderungen an die Schriftform zu modernisieren und digitale Kommunikationsmittel wie Mail-to-Fax und E-Mail gleichwertig anzuerkennen, um den Anforderungen einer digitalen Gesellschaft gerecht zu werden.

Fachanwalt für IT-Recht Jens Ferner
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